企業様のニーズに合わせたプランをご提案

企業様ごとに文書管理のお悩みも様々ではないでしょうか。
そこで、東神倉庫の文書保管サービスでは、厳重なセキュリティ体制下で、１箱から万単位の文書箱を保管することが可能です。

また、文書の発生から廃棄までのライフサイクルに応じた各種サービスをご用意しておりますので、文書保管は東神倉庫にお任せ下さい。

安心・迅速なデリバリー

企業様の文書保存箱を迅速に集配送する為、当社では文書集配専用車をご用意しております。
専用車は原則東京23区内（近郊）のみの集配送となりますが、その他の地域は指定運送業者及び路線便にて対応しておりますので、全国からの集配送依頼を承ります。

コスト削減と業務推進が同時に実施可能

当社では文書管理専門の担当者を派遣し、企業様のニーズに沿ったご提案を行います。
　CASE 1 : 文書管理全般のコンサルテーション(ヒアリング～文書の整理まで幅広く対応)
　CASE 2 : 社内規定の見直しから文書管理ルールの作成、ファイリング代行サービスなど
　CASE 3 : ファイリング代行サービス、保存文書管理システムの運用相談
　CASE 4 : 保存文書管理システムの運用相談

ファイリング代行サービスとは

東神倉庫では、お客様皆様に代わって「書類の箱詰め作業」や「保存文書管理システムへの登録」までを代行して行う 『ファイリング代行サービス』 を実施しております。
業務に追われ文書管理まで手が回らない企業様へお勧めなサービスとなっておりますので、ご興味ある方はお問い合わせ下さい。
※本サービスは当社に文書箱を保管頂くことが前提条件となります。

オフィス保管の延長線

東神倉庫の保存文書管理システムは、箱の中のファイルの情報まで登録可能な為、オフィス内での管理の延長として、情報の管理を行って頂けます。
更に、入庫・出庫・廃棄など各種依頼や履歴の管理、内部統制に対応した照査機能など、文書のライフサイクルに合わせて各種サービスをご用意しておりますので、企業様のニーズに沿った管理方法をご提案致します。

サービス ラインアップ

• 社内管理
  社内全体の情報共有はもちろん、部署ごとに制限を設けた管理方法や文書管理窓口を設定した方法まで、幅広く対応可能で、専門家が企業様のニーズに沿ったご提案を行います。
• 在庫管理
  箱情報【部署名、登録者名、廃棄期限、保存箱名】からファイル情報まで在庫の状況はリアルタイムに確認可能。Excelダウンロードもにも対応。
• 各種依頼
  入庫、出庫、廃棄などの依頼が簡単に行え、履歴も検索可能。
• 照査機能
  内部統制に対応した各種依頼の承認証跡機能をご用意。
• 廃棄
  お預かりしている文書保存箱の保管期間満了1ヶ月前に、廃棄期限到来メールをお送りし、期間満了を迎えた保存箱のお知らせを行っております。

実務に『役立つ』電子化のために・・・

大変な時間と労力を必要とする書類の電子化。
東神倉庫のスキャニングサービスでは、【実務に役立つ電子化】を目指し、管理方法と対象書類に合わせたご提案を致します。

サービス導入の流れ

電子化サービス導入のメリット

• 業務コストの削減
  電磁的保存を通じて作業効率の向上と作業人件費の削減や保管コストの削減が可能となる。
• 企業競争力の強化
  組織内の文書等を一元管理することにより、法令遵守への対応や信頼性の向上、顧客満足度の向上等につながる。
• リスク管理
  情報共有化によるリスクの早期解決や情報の機密性の強化、災害等への対応が可能となる。
• 環境問題への対応
  紙の消費量を減らすことで、森林保護等に貢献できる。電磁的保存により不要となった紙文書をリサイクル資源として活用する。
  紙の物流を減らすことで、排ガス抑制にも貢献できる。

文書保管・電子化の流れ

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廃棄文書は構内にて裁断後の溶解処理

環境問題へ対応した、東神倉庫独自のリサイクル・システム！
構内の大型シュレッダー機による裁断から厳格な機密保持管理下での溶解リサイクルサービス。
当社では紙資源を100％リサイクルしております。

サービスの特長

• 厳重なセキュリティ体制
  情報漏洩の経路に関しては、紙媒体が40％以上を占めていると言われております。
  当社では厳重なセキュリティ体制下で、外部に一切触れることなく大型シュレッダー機のパワークロスカッターで裁断後、専用車にて溶解処理場まで運搬を行う為、廃棄期限を迎えた文書の情報が漏れる心配は一切御座いません。
• 廃棄通知メール
  当社では、お預かりしている文書保存箱の保管期間満了１ヶ月前に廃棄通知メールおよび、書面にてお客様へ保管期間満了のご案内を行っております。
  通知を行うことにより、継続保管か廃棄のご判断を頂き、廃棄依頼を頂いた文書保存箱のみ処理致します。

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